4.6 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( )注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
4.6.1.1 件号：填写室编件号。
4.6.1.2 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
4.6.1.3 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
4.6.1.4 题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的(正题名)，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。外加“( )”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。
4.6.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020909。
4.6.1.6 页数：见4.5.6
4.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
4.6.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
4.6.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构(问题)装订成若干本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)(见图A3)，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构(问题)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.6.4 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。
4.7 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的不得装在同一盒内，采用机构(问题)分类的，不同机构(问题)不得装在同一盒内。
4.7.1 档案盒
4.7.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊厚度可以根据需要设置为lOmm、20mm、30mm,40mm等。
4.7.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。
为确保档案得以安全保管，归档文件所用装具，须为由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒。
4.7.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，不宜印制在盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
4.7.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4.7.2.2 整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。
4.7.2.3 检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。
4.7.2.4 日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期”
5 排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——机构(问题)——保管期限”、“保管期限——年度——机构(问题)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“问题——年度——保管期限”的，亦按相应的分类次序上架排列。如按“年度——机构(问题)——保管期限”分类的，在库房排架时，每年形成的档案机构序列依次上架，便于实体管理。按“保管期限——年度——机构(问题)”分类的，同一期限内的档案依年度次序上架，不同保管期限的档案分别排架，便于档案移交进馆。
6 附则
本办法由江苏省档案局负责解释。
