江苏省《归档文件整理规则》实施办法

2017-06-05 15:56浏览数:300 

1 总则

  为适应办公自动化及档案管理现代化的需要,更好地开发利用档案信息资源,根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2000),结合我省实际,特制定本办法。

  本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

  本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。

2 整理原则

  遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针,简便、高效、科学地开展归档工作,推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。

3 整理要求

  归档文件应齐全完整,保管期限划分准确。档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整,价值鉴定准确。

  整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件

  应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

  归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上,运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505—2002)要求。

4 整理方法

4.1 件的确定

  本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录、介绍信存根等一本为一件;成套的会议材料各为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。

4.2 装订

  归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

  装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订,较厚的文件采用三孔一线的装订方式,已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。

  短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。


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