国家档案局关于发布《电子文件归档与管理规范》

2017-06-05 15:50浏览数:251 

1范围

本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

DA/T18档案著录规则       DA/T 22归档文件整理规则

3术语和定义,下列术语和定义适用于本标准。

3.1 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、    光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

3.2 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。

3.3 背景信息 context

指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4 元数据 metadata

指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的

将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6 物理归档 physical filing

指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

3.7 真实性 authenticity

指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

3.8 完整性 integrity

指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。

3.9 有效性 utility

指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.10 捕获 captwre

指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。

3.11迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。


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寺院掠影
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